De Troostcoach: je bent niet alleen

Rouwprotocol

Hoe ga je op het werk met dergelijke situaties om? Hoe vang je een medewerker of een afdeling op, als leidinggevende, als collega, als mens? Als leidinggevende sta je er in zo’n situatie vaak onvoorbereid en alleen voor. Vanuit je eigen beste bedoelingen kun je dan toch door onwetendheid of onvermogen de verkeerde dingen doen. Door bijvoorbeeld maar helemaal niets te zeggen, wanneer je het moeilijk vindt om iets troostends te bedenken. Of door in schijnbaar veilige clichés te vluchten.

Om aan die onbekendheid en onwetendheid iets te doen, kan je een rouwprotocol opstellen, met speciale aandacht voor de emotionele aspecten rondom verlies. Een rouwprotocol beschrijft de stappen die je bij het overlijden van een medewerker, of een dierbare van een medewerker, kunt nemen. Het bevat een soort checklist, waarbij je bij iedere stap kunt bepalen of het voor die specifieke situatie van toepassing is.

Het gaat in een rouwprotocol dan in eerste instantie om concrete activiteiten, zoals het aannemen van het overlijdensbericht, het contact houden met de getroffen familie, het informeren van de afdeling en het bijwonen van de uitvaart. Verder kan je suggesties opnemen voor het scheppen van omstandigheden waarin het verlies op het werk zichtbaar en bespreekbaar kan worden. Voorbeelden hiervan zijn een condoleanceregister en een herdenkplekje met een foto van de overleden collega.

Mijn ervaring met het opstellen en invoeren van een rouwprotocol beschreef ik in een artikel en een interview.